WebCreate es una agencia dedicada a la creación de sitios web. Actualmente, trabajan con pocos colaboradores, los cuales se le asignan proyectos bajo la modalidad de freelance.
Necesitan alguna forma sencilla de ver los colaboradores disponibles, en que proyectos y con que clientes han trabajado.
No les ha ido bien con ninguna app de gestión, reconocen problemas de organización entre colaboradores, la agencia y el cliente.
Su objetivo es poder tomar mayor cantidad de proyectos, contratar más colaboradores y eliminar tareas repetitivas de su flujo de trabajo.
Etapa 1: Investigación
El primer paso y más importante para ofrecer una solución es conocer en profundidad los procesos, dolores y motivaciones de las partes involucradas.
Para esto organice varios talleres y entrevistas, cada uno debía responder estas preguntas clave:
- ¿Cómo y quienes están involucrados en el proceso actual desde que llega un proyecto hasta que se finaliza?
- ¿Qué problemas se encuentran durante el proceso de trabajo?
- ¿Cómo consideran que sería el proceso ideal y que beneficio obtendrían de eso?
User journey map base de las actividades de la agencia
Descubrimientos y análisis
El resultado de esta etapa es un informe que ofrece una vista general de sus procesos, problemáticas y recomendaciones, que les sirva como base para tomar decisiones informadas. Ya sea conmigo, con otros profesionales o incluso pequeñas acciones que puedan realizar ellos mismos dentro de la agencia.
Etapa 2: Definición e implementación
Habiendo identificado sus procesos y puntos de dolor, el siguiente paso era priorizar. Eran varios los problemas a solucionar y varias cosas que querían agregar a su negocio, pero no todo se podía resolver al mismo tiempo
Al igual que en la etapa de investigación, se realizaron algunos talleres más con el equipo de la agencia, en este caso mucho más enfocado en los administradores para comprender la escalabilidad del proyecto, presupuesto y tiempos.
Esto fue clave para proponer alguna solución, no solo para resolver las problemáticas actuales, sino que se pueda adaptar a su crecimiento y expectativas.
- 📋Etapa: V1
- 💲Presupuesto: Bajo
- ⌚ Tiempo: Menos de 1 Mes
- 🚀 Objetivo: Una plataforma para conectar colaboradores a proyectos y centralizar la documentación, enfocándonos en las cotizaciones.
¿Qué vamos a hacer?
Podría ser algo muy simple como configurar y automatizar un Notion, airtable o un Excel (mentira, un Excel no, no hagan eso) pero para identificar que tan compleja debe ser una solución tengo en cuenta 3 factores: tiempo, presupuesto y proyección.
Esto es muy importante para no ofrecer algo que solo sirva para el momento y quizás luego se tengan que hacer cambios muy grandes
Teniendo en cuenta esto, elegimos las siguientes herramientas para construir el sistema de gestión de colaboradores.
Softr:
Nos ofrece una interfaz amigable, rápida para construir y con muchas posibilidades en cuento a roles y permisos. Por ahora los roles son:
Administradores: Capaces de crear proyectos, colaboradores y clientes, además de ver las cotizaciones que crean los colaboradores y aprobarlas.
Colaboradores: Quienes podrán gestionar los estados de sus proyectos asignados, crear las cotizaciones de esos proyectos y modificar su perfil, indicando si no estarán disponibles para aceptar proyectos.
Sin embargo, más adelante se incluirá el rol de cliente para que pueda ver sus proyectos y presupuestos. También un espacio público con información relevante para atraer potenciales clientes y facilitar el proceso de relevamiento de nuevos proyectos.
Airtable
Toda la información del sistema estará alojada en Airtable, una gran herramienta que nos permitirá manejar la información de manera segura.
Una de las grandes ventajas de esta herramienta es su fácil conexión con Softr y si en algún momento queremos cambiar de plataforma, Airtable tiene múltiples opciones para exportar la información a bases de datos más potentes.
Make
Make será la herramienta estrella de este sistema y la que más falta por explorar, ya que es la que nos permitirá hacer las automatizaciones que eliminaran tareas repetitivas del flujo de trabajo y mejoraran el proceso, como envío de notificaciones a través de mail, sincronizaciones automáticas de información y algunas cosas más.
Las automatizaciones iniciales fueron:
Creación automática de Cotizaciones: Cuando un administrador crea un proyecto automáticamente queda asociada una cotización en estado “Pendiente de cotizar” de esta manera evitamos que se creen cotizaciones que no tengan que ver con algún proyecto y le facilitamos un paso al colaborador.
Envío de mail cuando se cumplen algunos estados: Cuando un proyecto pasa a “Completado” o cuando una cotización pasa a “Pendiente de aprobación” se le notifica al administrador por mail para que tome las acciones necesarias.
El flujo de tareas sigue siendo casi el mismo, la diferencia es que el sistema construido permite estandarizar y mantener la información relevante del proyecto en un solo lugar, evitando el caos de info en mails o WhatsApp y optimizando el tiempo de acción.
Más allá del sistema construido, las etapas de relevamiento le sirvieron mucho a la agencia para cambiar pequeñas cosas que podrían mejorar el flujo de trabajo, como por ejemplo:
- Estandarizar las cotizaciones que debían armar los colaboradores
- Armar un documento base que les sirve al cliente y de esa manera se aseguren que el colaborador tenga la info más completa desde un inicio
- Mejor comunicación entre las partes.
Etapa 3: Mejoras y automatizaciones
Para continuar con las próximas etapas de desarrollo era importante darle un tiempo al equipo para que se amigara con la solución y hacer un par de pruebas de usabilidad. Esto nos daría suficiente información para entender como continuar y agregar más funciones.
Este es un proyecto demo realizado para poder mostrar parte del proceso realizado con el cliente real. En este enlace podrás explorar las funciones Welcome to WeCreate System – made with softr.io
